Digitalt Arkiv
Hitta rätt dokument på sekunden – säkert, sökbart och strukturerat
Hur mycket tid lägger ni på att leta efter avtal i stökiga mappstrukturer, gamla mejlkorgar eller fysiska pärmar i källaren? Med ett modernt digitalt arkiv samlar ni all företagsinformation på en enda säker plats.
Tillsammans med vårt systerbolag Arkiva erbjuder vi en unik helhetslösning där vi hjälper er hela vägen – från fysisk gallring och säker skanning till ett toppmodernt digitalt arkiv med marknadens vassaste sökfunktion. Rätt person hittar exakt rätt version av ett dokument på några sekunder, oavsett var de befinner sig.
Fyra stora fördelar med ett digitalt arkiv
Sökfunktion i Google-klass
Tack vare smart OCR-teknik blir all text inuti era dokument (även inskannade papper) sökbar. Sök på ett kundnamn, ett artikelnummer eller ett enskilt ord och hitta filen direkt.
Högsta säkerhet & GDPR-efterlevnad
Dokument lagras krypterat med strikt behörighetsstyrning. Ni bestämmer exakt vem som får läsa, redigera eller dela specifik information. Dessutom får ni full historik över vem som gjort vad.
Slipp dubbletter & fel versioner
Med inbyggd versionshantering slipper ni filer som heter ”Avtal_v3_slutgiltig_FINAL.docx”. Alla jobbar alltid i den senaste versionen, men systemet sparar automatiskt historiken ifall ni behöver backa.
Frigör dyra kontorsytor
Fysiska pappersarkiv tar upp dyr och onödig plats. Genom att digitalisera era pärmar frigör ni värdefull yta och skyddar samtidigt informationen mot brand, vattenskador och stöld.
Så enkelt fungerar informationsflödet
Fånga & Digitalisera
Systemet samlar enkelt in information från alla håll. Skanna in fysiska papper från kontorets multifunktionsskrivare, dra-och-släpp filer från datorn, eller spara ner mejl och bilagor direkt från Outlook.
Tolka & Tagga (Indexering)
I stället för att gömma dokument djupt i röriga mappar, "taggas" filerna med metadata (t.ex. dokumenttyp, datum, kundnamn). Detta görs ofta helt automatiskt via smart tolkning.
Sök & Samarbeta
När informationen är indexerad är den omedelbart tillgänglig. Sök fram dokumentet på ett ögonblick, dela en säker länk med en kollega och arbeta tryggt och effektivt var ni än befinner er.
Smarta funktioner för total kontroll
Strikt Behörighetsstyrning
Lås ner känslig information. Se till att ledningsgruppens protokoll bara syns för ledningen, att HR-dokumenten är låsta till personalavdelningen och att försäljningsavtalen är tillgängliga för säljarna.
Automatisk gallring (Retention)
Sätt upp regler för hur länge dokument ska och får sparas. Systemet kan varna eller automatiskt radera gamla personuppgifter när gallringstiden gått ut, vilket gör det enkelt att följa GDPR.
Full spårbarhet (Audit Trail)
Varje klick loggas. I systemet kan ni alltid se vem som har öppnat, ändrat, laddat ner eller raderat ett specifikt dokument, och vid vilken tidpunkt detta skedde. Perfekt för revisioner.
Mobil åtkomst via molnet
Med ett molnbaserat arkiv har ni alltid kontoret på fickan. Logga in säkert via mobilen eller surfplattan för att läsa avtal eller godkänna dokument när ni är ute hos kund eller jobbar på distans.
Fysiskt möter digitalt – En komplett helhetslösning
Två bolag. En sömlös kedja för er informationssäkerhet.
För att ett digitalt arkiv ska bli riktigt effektivt måste man ofta ta hand om det förflutna först. Genom vårt nära samarbete med vårt systerbolag Arkiva slipper ni hantera flera olika leverantörer för er dokument- och arkivhantering. Vi knyter ihop den fysiska säkerheten med den digitala tillgängligheten.
Säker logistik och fysisk hantering
Arkiva tar hand om era fysiska dokument med högsta säkerhetsklass. De packar, transporterar och sorterar era gamla pärmar och ritningar enligt gällande lagkrav och gallringsregler.
Storskalig digitalisering
Med Arkivas professionella skanningstjänster transformeras era fysiska pappersberg snabbt till högupplösta digitala filer, redo att tankas rakt in i framtiden.
Det smarta digitala hemmet
Det är här vi tar över. De digitaliserade filerna struktureras, indexeras med smart metadata och landar i ert nya digitala arkiv – där de blir omedelbart sökbara och säkra för hela organisationen.
Säker destruktion
När dokumenten har flyttat in i molnet och de fysiska originalen inte längre behövs enligt lag, ser Arkiva till att pappersdokumenten förstörs genom certifierad och 100 % säker sekretessmakulering.
Redo att ta kontroll över företagets information?
Låt oss hjälpa er att bygga en skräddarsydd, säker och framtidssäker arkivlösning. Oavsett om ni vill rensa ut källararkivet, skanna gamla ritningar eller bara migrera era nuvarande servermappar till ett smart molnsystem har vi och Arkiva verktygen som krävs.